Waarom langdurige gegevensopslag een uitdaging blijft voor bedrijven
Alle bedrijven moeten een opslagstrategie hebben voor hun gegevens en het is niet ongebruikelijk dat contracten een bewaartermijn van tientallen jaren voorschrijven. Het zo lang bewaren van gegevens brengt uitdagingen met zich mee voor archivering, waarbij informatie moet worden opgeslagen en later in een leesbaar formaat moet worden teruggehaald.
CC BY 2.0
Er zijn veel industrieën waarin gegevens langdurig moeten worden opgeslagen, zoals de gezondheidszorg, infrastructuur, nucleaire sector, mijnbouw en juridische sector. Langdurige gegevensopslag stelt zowel eindgebruikers als opslagproviders voor grote uitdagingen.
Archivering, het langdurig opslaan van informatie, is een belangrijk aspect geworden van veel moderne ondernemingen. Zelfs als de informatie niet langer nodig is voor de dagelijkse activiteiten, kunnen er wettelijke of projectvereisten zijn om de informatie te bewaren voor naslag. In sommige sectoren moeten gegevens tientallen jaren of zelfs langer worden bewaard.
'Zelfs een voedselbank en synagoge'
"Ik heb gekeken naar de sectoren van onze klanten en voor de VS bieden we gegevensopslag voor de lange termijn voor lokale overheden, ziekenhuizen, energiebedrijven en bouwbedrijven", zegt Jakob Østergaard, chief technical officer bij gegevensherstelbedrijf Keepit. "We hebben zelfs een voedselbank en een synagoge."
De farmaceutische industrie legt bijvoorbeeld het onderzoek naar en de ontwikkeling van nieuwe behandelingen vast om hun intellectuele eigendom (IP) te beschermen en een eerlijk proces aan te tonen. "Intellectueel eigendom geldt twintig jaar en kan twaalf jaar daarna nog steeds van toepassing zijn, plus nog een jaar voor de goede orde. Dat is drieëndertig jaar," zegt Lasse Thomsen, manager informatiesystemen voor Oxford University Innovation.
Archieven moeten doorzoekbaar zijn en informatie moet gemakkelijk terug te vinden zijn in een leesbaar formaat. Dit kan een uitdaging zijn voor bestandsformaten die niet langer ondersteund worden of voor gegevens die zijn opgeslagen op een ouder medium dat niet compatibel is met de huidige systemen.
Voor- en nadelen van opslagmedia voor de lange termijn
Het juiste opslagmedium kiezen voor back-ups is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Er zijn in het verleden verschillende opties beschikbaar geweest en er zijn er nog steeds veel waaruit je kunt kiezen, maar er is niet één perfecte optie.
Microfiches waren vroeger een populaire keuze voor het archiveren van gegevens. Dit mediaformaat bood compacte en stabiele informatieopslag, maar was erg moeilijk te doorzoeken en vereiste een omvangrijke microfiche-lezer.
Organisaties gingen later over op optische schijven of magnetische tapes om hun projecten te archiveren, vaak met off-site opslag. Hoewel de levensduur van magneetbanden (10-50 jaar) tot nu toe relatief goed is geweest, heeft de toenemende leeftijd van bedrijven in de sector ertoe geleid dat veel leiders op zoek zijn gegaan naar betere alternatieven voor gegevensopslag. Gegevens opgeslagen op magnetische banden zijn ook erg traag toegankelijk.
Er wordt beweerd dat dvd's tot 200 jaar meegaan (in ideale omstandigheden), maar dit is nog niet bewezen. Dvd's hebben ook een beperkte capaciteit, dus het kan zijn dat grote projecten op meerdere schijven moeten worden opgeslagen, een extra complicatie. Sommigen zullen geneigd zijn om projecten te archiveren op externe harde schijven (HDD's) maar deze gaan misschien maar drie tot vijf jaar mee.
Flashopslag heeft voor- en nadelen, maar is het nuttigst op de korte tot middellange termijn. Zelfs de beste SSD's (Solid State Drives) zijn ongeschikt voor langdurige opslag. Dit komt omdat SSD's gegevens opslaan met behulp van elektrische lading in halfgeleidercellen en de lading kan wegvloeien in schijven die enkele jaren niet van stroom worden voorzien.
Leesbaar zien te houden
De juiste hardware beschikbaar hebben om optische schijven of magnetische tapes te lezen, kan ook een uitdaging zijn. Dertig jaar geleden werden 3,5" floppydisks veel gebruikt, maar, met uitzondering van Japan, zijn ze nu alleen nog te vinden achter oude archiefkasten of op stoffige zolders. Floppydiskdrives zijn nog zeldzamer dan de diskettes zelf, dus bedrijven zouden moeite hebben om dit oude opslagmedium te lezen, zelfs als er schijven gevonden zouden worden.
Software evolueert voortdurend, net als bestandsformaten. Aangezien het onwaarschijnlijk is dat specialistische software over dertig jaar nog wordt ondersteund, is het belangrijk dat archieven toekomstbestendig zijn om ervoor te zorgen dat informatie leesbaar blijft.
Zie bijvoorbeeld het PDF/A-formaat van Adobe dat alle informatie in het bestand insluit, zodat alles bewaard blijft "zoals het gedrukt is". Bijgevolg zijn PDF/A-bestanden veel groter dan de typische PDF's, wat betekent dat ze meer opslagruimte innemen, maar ze bieden wel toekomstbestendigheid die normale PDF's niet hebben.
100 jaar garantie
Sommige aanbieders van cloud-opslag bieden nu opslagcontracten aan die bestandsopslag voor honderd jaar garanderen. Dit lost veel problemen op voor eindgebruikersorganisaties, zoals het feit dat ze zich geen zorgen meer hoeven te maken over het opslagmedium.
Maar voor het overwegen en selecteren van opslagproviders moeten IT-managers goed nadenken waar archieven fysiek worden opgeslagen. Het opslaan van meerdere kopieën van informatie op dezelfde locatie is niet aan te raden voor het geval het gebied getroffen wordt door een ramp, zoals brand of overstroming. Zelfs met meerdere veilige locaties hebben leiders een strakke strategie voor noodherstel nodig.
Ook belangrijk: als de gegevens onder exportbeperkingen vallen, geldt het opslaan van een archief in een ander land als export van die data.
Verder moet er ook rekening worden gehouden met regionale regelgeving voor gegevensbescherming. De bescherming die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR) biedt, kan Europa een aantrekkelijke locatie maken voor gegevensopslag, maar het Europese recht om vergeten te worden kan dan weer een uitdaging zijn. "Ik wilde ons archief ergens anders onderbrengen, idealiter in Europa", zegt Thomsen. "GDPR was ook een belangrijk aspect voor ons."
Investeren in de juiste opslaginfrastructuur
Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens die moet worden opgeslagen, kan een upgrade van de telecommunicatie-infrastructuur nodig zijn om voldoende bandbreedte te hebben voor het uploaden. De initiële cloudmigratie kan enkele dagen in beslag nemen, of zelfs langer.
"We hebben meer dan acht TB aan gegevens, wat een enorme hoeveelheid is om te bewaren," zegt Thomsen. "Het duurde even voordat de gegevens gesynchroniseerd waren - na misschien een maand hadden we de achterstand ingehaald.
Zelfs als een contract gegevensopslag voor honderd jaar biedt, is dit afhankelijk van het vermogen van het bedrijf om een eeuw of langer overeind te blijven. Het enige wat een opslagprovider ooit kan garanderen is dat ze informatie opslaan gedurende de levensduur van het bedrijf.
"De gemiddelde levensduur van een Fortune 500-bedrijf is nu 21 jaar en dat is sinds de jaren zestig gedaald, dus er is geen harde garantie", zegt Østergaard. "Er zijn geen speciale maatregelen in de contracten opgenomen waarbij we ons verplichten om de gegevens op een speciale plaats op te slaan en niemand kan dat garanderen."
Als zodanig behoudt elke organisatie die vertrouwt op een cloud-opslagprovider voor langetermijnopslagoplossingen de mogelijkheid om haar archieven te exporteren of te migreren naar een andere opslagprovider, mocht dat nodig zijn.
Hoewel cloud-opslag momenteel een populaire opslagoplossing is, biedt onderzoek naar optische schijven een interessant alternatief. Wetenschappers in China hebben een optische schijf gemaakt die tot 125 TB aan gegevens kan opslaan, zoals gemeld door LiveScience met een gecombineerde opslagcapaciteit van ongeveer 15.000 DVD's.
Hoewel dit een archief comprimeert tot een enkele schijf, waardoor het terugvinden van gegevens eenvoudiger wordt, zal het een uitdaging zijn om apparaten te hebben die deze optische schijf over tientallen jaren nog steeds kunnen lezen. Ook is de stabiliteit op lange termijn nog niet bewezen.
Gegevensopslag in glas (of op papier)
Het lopende onderzoek van Microsoft naar glazen dataopslag, genaamd Project Silica, heeft als doel een goedkoop opslagmedium te maken dat gegevens honderden of zelfs duizenden jaren veilig kan bewaren. Als deze oplossing wordt gerealiseerd, zouden bedrijfsgegevens met behulp van een ultrasnelle laser worden geëtst op platen kwartsglas en vervolgens opgeslagen op een archiefmuur. Zoals een enorme platencollectie. Het kan nog vele jaren duren voordat dit lopende project vrucht draagt en bedrijven het gaan gebruiken als hun eerste keuze voor langdurige gegevensopslag.
Langdurige gegevensopslag, vooral wanneer deze nodig is om aan contractuele of wettelijke verplichtingen te voldoen, kan een uitdaging zijn en vereist zorgvuldig onderzoek en selectie. Bovenal moeten bedrijven erkennen dat oudere bestandsformaten en hardware waarschijnlijk uitgefaseerd zullen worden. Uiteindelijk kunnen sommige bedrijven besluiten dat informatie die te belangrijk is om alleen toe te vertrouwen aan elektronische opslag, nog steeds op papier moet worden opgeslagen. Naarmate de sector blijft innoveren op dit gebied, zullen bedrijven als eerste in de rij staan om technologieën te gebruiken die een nog langere en stabielere gegevensopslag kunnen bieden.
Bron: ITProPortal. Dit artikel is door AI vertaald.
Reacties
Om een reactie achter te laten is een account vereist.
Inloggen Word abonnee